Checkliste Betriebskostenabrechnung für Vermieter: Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung
Abrechnungszeitraum, Belege, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen und Zugang: die wichtigsten Schritte der Nebenkostenabrechnung als Checkliste.
Kurz gesagt: Eine Betriebskostenabrechnung gelingt, wenn Zeitraum, Belege, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen vorab geklärt sind und die Abrechnung fristgerecht beim Mieter ankommt.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Mietverhältnis klären
Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel zwölf Monate. Prüfen Sie, welche Mieter in diesem Zeitraum in der Wohnung gewohnt haben, und ob es unterjährig einen Mieterwechsel gab. Notieren Sie außerdem, was der Mietvertrag zu den umlagefähigen Kosten regelt.
Schritt 2: Belege sammeln und prüfen
- Rechnungen und Bescheide: zum Beispiel für Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege und Allgemeinstrom.
- Zuordnung: Gehört die Rechnung in den Abrechnungszeitraum? Ist sie als Betriebskostenart umlagefähig?
- Verbrauchsdaten: Zählerstände und Ablesungen für Heizung und Wasser bereithalten.
- Ablage: Belege so ablegen, dass der Mieter sie später einsehen kann.
Schritt 3: Verteilerschlüssel anwenden
Die Kosten werden nach dem im Mietvertrag oder gesetzlich vorgesehenen Schlüssel verteilt, etwa nach Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl. Entscheidend ist, dass der Schlüssel für alle Mieter des Hauses einheitlich und nachvollziehbar angewendet wird.
Schritt 4: Vorauszahlungen gegenrechnen
Stellen Sie den auf den Mieter entfallenden Kostenanteil den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Ein Guthaben ist auszuzahlen oder zu verrechnen.
Schritt 5: Abrechnung formal vollständig erstellen
- Gesamtkosten je Kostenart
- angewendeter Verteilerschlüssel und Berechnung des Mieteranteils
- geleistete Vorauszahlungen
- Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben
- Abrechnungszeitraum und eindeutige Zuordnung zum Mietverhältnis
Schritt 6: Frist und Zugang beachten
Die Abrechnung muss dem Mieter in der Regel spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Dokumentieren Sie den Versand so, dass der Zugang nachvollziehbar ist. Mehr dazu im Ratgeber Betriebskostenabrechnung: Fristen.
Viele Objekte: Den Überblick behalten
Wer mehrere Objekte verwaltet, muss für jede Abrechnung wissen, welcher Schritt erledigt ist. Die Betriebskosten-Übersicht von ollify.de zeigt den Bearbeitungsstand jeder Abrechnung mit Checklisten und Notizen; sie erstellt keine Abrechnungen. In der Live-Demo können Sie das mit Beispieldaten ausprobieren.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der Vertrag und die Rechtslage im Einzelfall.
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