Buchhaltung und Controlling: Grundlagen für Selbstständige und kleine Unternehmen
Belege, Buchungen, offene Posten, Kostenstellen, Plan-Ist-Vergleich und Liquiditätsvorschau: Was Buchhaltung und Controlling unterscheidet.
Kurz gesagt: Die Buchhaltung dokumentiert, was war. Das Controlling nutzt diese Zahlen, um zu steuern, was kommt – mit Plan-Ist-Vergleich, Projektrechnung und Liquiditätsvorschau.
Buchhaltung: Geschäftsvorfälle dokumentieren
Die Buchhaltung erfasst Geschäftsvorfälle lückenlos und nachvollziehbar. Jeder Vorgang beginnt mit einem Beleg – einer Rechnung, einer Quittung, einem Kontoauszug – und endet in einer Buchung. Dahinter steht ein Kontenrahmen, der festlegt, auf welchem Konto was gebucht wird; gebräuchlich sind etwa SKR03 und SKR04.
Der Weg vom Beleg zur Buchung
- Beleg erfassen: Datum, Betrag, Lieferant oder Kunde, Steuersatz.
- Konto zuordnen: Welcher Kostenart oder welchem Erlös entspricht der Vorgang?
- Buchung erzeugen: Der Buchungssatz hält fest, auf welchen Konten Soll und Haben gebucht werden.
- Zahlung zuordnen: Bankumsatz und Beleg werden zusammengeführt, die Rechnung gilt als bezahlt.
- Im Journal nachvollziehen: Alle Buchungen sind chronologisch einsehbar.
Offene Posten und Mahnwesen
Offene Posten sind Forderungen und Verbindlichkeiten, die noch nicht beglichen sind. Eine Liste mit Altersstruktur zeigt, welche Posten überfällig sind und seit wann. Daraus ergibt sich die nächste Mahnstufe. Ein regelmäßiger Blick darauf verhindert, dass Zahlungseingänge unbemerkt ausbleiben.
Controlling: Zahlen zur Steuerung nutzen
- Kostenstellen: Wo im Unternehmen fallen Kosten an?
- Plan-Ist-Vergleich: Wo weicht die Realität vom Budget ab?
- Deckungsbeitrag je Projekt: Was bleibt von einem Auftrag nach den direkten Kosten übrig?
- Liquiditätsvorschau: Reicht das Geld in den kommenden Wochen?
- Kennzahlen: Wenige, aussagekräftige Werte statt langer Listen.
Auswertungen: GuV, BWA, Summen- und Saldenliste
Aus den Buchungen entstehen Auswertungen: die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Erträge und Aufwendungen, die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) macht den Monatsverlauf sichtbar, die Summen- und Saldenliste fasst alle Konten zusammen. Wie diese Auswertungen steuerlich verwendet werden, klärt Ihre Steuerberatung.
Beides in einer Oberfläche
Die Anwendung von ollify.de für Accounting, Controlling und Buchhaltung verbindet beides: Belege erfassen mit Buchungssatz-Vorschau, Buchungsjournal, Offene Posten mit Mahnstufen und Mahntext-Vorschau, Bankumsätze mit Zuordnungsvorschlägen, Controlling mit Plan-Ist je Kostenstelle, Deckungsbeitrag je Projekt und acht Wochen Liquiditätsvorschau sowie Auswertungen wie GuV/BWA und die Darstellung der USt-Voranmeldung. Die Live-Demo arbeitet mit einem fiktiven Planungsbüro und sechs Musterszenarien.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt weder Steuer- noch Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.